Die Bauakte in Köln für den Energieausweis Ihrer Gewerbeimmobilie sehen Sie im Zentralen Aktendepot ein, für 33 bis 100 Euro Bereitstellungsgebühr je nach Ordnerzahl. Für den Bedarfsausweis zählen vor allem Grundrisse, Schnitte und die Baubeschreibung. Fehlt etwas, ersetzen Fotos, ein Zollstock-Aufmaß und ein Telefonat die Lücke.
Eine unbequeme Wahrheit vorweg: Ihre Bauakte gehört nicht Ihnen.
Sie liegt bei der Stadt. Und die Stadt Köln schreibt selbst, dass die Einsicht ein freiwilliges Angebot ist. Einen Anspruch auf Einsicht oder auf eine vollständige Akte gibt es nicht.
Ich bin Stephan Grosser, Gründer & Geschäftsführer von energiepass® KÖLN und Immobilienexperte. Seit 2018 erstellen wir Energieausweise. Bei Büros, Läden und Hallen höre ich am Telefon immer wieder denselben Satz: „Die Pläne liegen bestimmt bei der Stadt.“
Vielleicht. Vielleicht liegt dort aber auch nur ein dünner Ordner mit Lageplan und einer Genehmigung aus einer anderen Zeit.
Was machen Sie dann? Die Antwort kommt weiter unten. Sie ist entspannter, als die meisten denken.
Was kostet es, wenn Sie auf die Bauakte warten?
Warten kostet beim Gewerbeobjekt Zeit, und Zeit kostet bares Geld. Wer den Ausweis bei der Besichtigung nicht vorlegt oder nach Vertragsschluss nicht übergibt, riskiert bis zu 10.000 Euro Bußgeld. Dazu kommt ein Mietinteressent, der nicht ewig wartet, nur weil ein Ordner fehlt.
Bei Verkauf, Vermietung oder Verpachtung muss der Energieausweis spätestens bei der Besichtigung vorliegen. So regelt es das Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG, bis Juli 2026 Gebäudeenergiegesetz) in § 80 GModG. Wer ihn nicht vorlegt oder nicht übergibt, riskiert nach § 108 GModG bis zu 10.000 Euro.
Das Bußgeld ist selten das eigentliche Problem. Das Problem ist der Kalender.
Für den Termin im Aktendepot nennt die Stadt keine feste Frist. Bei einer großen Aktenmenge kann er sich verschieben. Und wenn keine Akte vorhanden ist, wird die Reservierung storniert.
Stellen Sie sich das vor: Das Ladenlokal ist vermietbar, der Interessent will unterschreiben. Und Sie warten auf einen Ordner, von dem niemand weiß, ob es ihn gibt. Genau diese Ungewissheit will ich Ihnen ersparen.
Wo liegt die Bauakte Ihrer Gewerbeimmobilie in Köln?
Abgeschlossene, archivierte Bauakten liegen in Köln im Zentralen Aktendepot am Ottmar-Pohl-Platz 1 in 51103 Köln, Eingang über die Rolshover Straße. Das Bezirksamt ist dafür nicht zuständig. Den Einsichtstermin reservieren Sie online über die städtische Seite „Archivierte Bauakten einsehen“.
Die Online-Reservierung ist eine Terminbuchung, keine Bestellung. Die Stadt bestätigt den Eingang per E-Mail, prüft Aktenbestand und Ordnerzahl und legt die Akte dann zum Termin im Aktendepot bereit. Eine Zusendung ist laut Stadt nicht möglich, und digitale Kopien verspricht ihre Seite nicht.
Einsicht nehmen dürfen Eigentümer oder von ihnen schriftlich Bevollmächtigte. Alle anderen Anfragenden verweist die Stadt an das Bauaufsichtsamt, mit einer schriftlichen Anfrage nach dem Informationsfreiheitsgesetz.
Und das Historische Archiv? Dessen Digitaler Lesesaal betrifft einen anderen Bestand. Dass er wächst, heißt nicht, dass Ihre Grundstücksakte dort digital liegt.
Was Sie zum Termin mitbringen müssen
- Personalausweis oder Reisepass.
- Einen Grundbuchauszug, höchstens sechs Monate alt. Ersatzweise akzeptiert die Stadt ein Bestandsblatt oder den Grundbesitzabgabenbescheid des laufenden Kalenderjahres.
- Nach einem frischen Kauf den Kaufvertrag. Eine Eintragungsbekanntmachung genügt laut Stadt nicht.
- Als Bevollmächtigter eine schriftliche Vollmacht der Eigentümer.
- Bei mehreren Eigentümern eine Vollmacht aller, auch wenn einer von ihnen persönlich kommt.
Mein Tipp aus dem Alltag: Der Grundbesitzabgabenbescheid des laufenden Jahres liegt meist ohnehin in der Buchhaltung. Damit sparen Sie sich die Bestellung eines frischen Grundbuchauszugs.
Gehört das Gebäude mehreren Eigentümern, etwa einer Erbengemeinschaft, sammeln Sie die Vollmachten aller vor der Reservierung. Sonst stehen Sie vor dem Ordner und dürfen nicht hineinschauen. Steht eine GmbH oder KG im Grundbuch, ist die Gesellschaft selbst Eigentümerin, und es zeichnet, wer sie vertreten darf.
Was kostet die Akteneinsicht im Zentralen Aktendepot?
Die Stadt Köln berechnet eine Bereitstellungsgebühr nach Zahl der Aktenordner: 33 Euro für einen Ordner bis 100 Euro für 31 oder mehr. Die Zeitangabe ist die Einsichtsdauer, kein Stundenpreis. Kopien kosten extra, je nach Format 1 bis 8 Euro pro Seite.
Dazwischen liegen drei Stufen: 41 Euro für zwei bis fünf Ordner, 49 Euro für sechs bis zehn und 75 Euro für elf bis dreißig. Ab elf Ordnern haben Sie zwei Stunden statt einer.
| Kopie oder Beglaubigung | Preis je Seite |
|---|---|
| DIN A4 oder A3 | 1 € |
| DIN A2 oder A1 | 6 € |
| DIN A0 | 8 € |
| Beglaubigung | 1 € |
Bezahlt wird am Einsichtstag bar oder mit Karte, auf Rechnung geht es nicht. Wer nicht spätestens 24 Stunden vorher absagt, kann die volle Bereitstellungsgebühr zahlen.
Mein zweiter Tipp: Kopieren Sie nicht den ganzen Ordner. Ein Grundriss je Geschoss, ein Schnitt, die Ansichten und die Baubeschreibung reichen für den Bedarfsausweis fast immer.
Bei großen Plänen lohnt der Blick auf die Preisliste: A3 kostet 1 Euro, A1 schon 6 Euro pro Seite. Ich brauche lesbare Maßketten, keine Posterqualität. Fragen Sie beim Termin, welches Format möglich ist.
Welche Unterlagen aus der Bauakte braucht der Bedarfsausweis wirklich?
Der Bedarfsausweis rechnet mit Geometrie, Bauteilen und Technik. Aus der Bauakte zählen deshalb Grundrisse, Schnitte, Ansichten und die Baubeschreibung. Die heutige Haustechnik steht dort oft gar nicht oder veraltet. Die zeigen mir Fotos von Typenschildern und Anlagen.
Ein Nichtwohngebäude wird nach DIN V 18599 in Zonen gerechnet: Verkaufsraum, Büro, Lager, Sanitär, jede Zone mit eigenem Nutzungsprofil. Dafür brauche ich Flächen, Raumhöhen und Hüllflächen. Genau das steckt in den Plänen.
| Unterlage aus der Akte | Wofür der Ausweis sie braucht | Ersatz, wenn sie fehlt |
|---|---|---|
| Grundrisse aller Geschosse | Flächen, Zonen, Nutzungen | Skizze mit Zollstock- oder Lasermaßen |
| Schnitt | Raumhöhen, beheiztes Volumen | Raumhöhe je Geschoss gemessen |
| Ansichten | Fensterflächen, Ausrichtung | Fotos jeder Fassade |
| Baubeschreibung | Aufbau von Wand, Dach, Boden | Fotos, Wanddicke an der Fensterlaibung |
| Wärmeschutznachweis | Kennwerte der Bauteile | baualterstypische Werte, Sanierungen per Rechnung |
| Genehmigung mit Datum | Baualter des Gebäudes | Ihre Angabe am Telefon |
Was ich in Bauakten selten finde: die heutige Heizung, Lüftung, Klimageräte, Warmwasser und Beleuchtung. Gerade die Beleuchtung zählt beim Nichtwohngebäude mit in die Bilanz. Bauakten dokumentieren die Genehmigung, nicht den Umbau von gestern.
Jede belegte Modernisierung rechne ich ein. Neue Fenster, gedämmtes Dach, erneuerte Lüftung: Mit Rechnung oder Foto kommt sie in die Bilanz. Für unveränderte Bauteile ohne Beleg setze ich baualterstypische Standardwerte an.
Was sonst noch zusammengehört, steht auf meiner Checkliste für den Energieausweis bei Nichtwohngebäuden.
Akte reserviert, Termin noch offen? Schicken Sie mir schon jetzt Fotos und Eckdaten, die Pläne ergänzen später nur die letzten Fragen. Energieausweis bestellen
Was tun, wenn die Bauakte lückenhaft ist oder ganz fehlt?
Dann rechnen wir trotzdem. Der Bedarfsausweis braucht belastbare Angaben, keine vollständige Akte. Fehlende Maße messen Sie mit Zollstock oder Laser, Bauteile und Technik fotografieren Sie, offene Fragen klären wir am Telefon. Das alles läuft ohne Vor-Ort-Termin.
Das ist die Antwort auf die Frage vom Anfang. Ein leerer Platz im Aktendepot stoppt Ihren Ausweis nicht.
Ob die Akte zu Ihrem Grundstück vollständig erhalten ist, weiß vorher niemand. Das zeigt erst die Prüfung der Stadt nach Ihrer Reservierung. Planen Sie deshalb so, als käme die Akte vielleicht nicht.
Die 5 Lücken, die ich in Gewerbe-Bauakten am häufigsten sehe, und wie Sie sie schließen:
- Nur Lageplan und Genehmigung, keine Grundrisse. Zeichnen Sie jedes Geschoss grob auf Papier und schreiben Sie die Außenmaße dazu. Ein Foto der Skizze genügt.
- Pläne vom Ursprungsbau, nicht vom Umbau. Markieren Sie, was heute anders ist: Wand raus, Lager zu Büro, Anbau dazu.
- Keine Baubeschreibung. Messen Sie die Wanddicke an der Fensterlaibung und fotografieren Sie Fassade, Dach und Keller.
- Keine Angaben zur Technik. Fotografieren Sie von Heizung, Lüftung, Klimageräten, Warmwasser und Beleuchtung jeweils das Typenschild und einmal die ganze Anlage.
- Unklare Nutzung. Notieren Sie, wo verkauft, gearbeitet, gelagert oder gekocht wird. Daraus werden die Zonen.
Mein Praxis-Tipp fürs Aufmaß: Messen Sie außen, nicht innen. Die Außenmaße eines Geschosses plus Raumhöhe bringen mich schneller ans Ziel als zwanzig Innenmaße.
Halten Sie beim Fensterfoto den Zollstock mit ins Bild. Dann erkenne ich Rahmen, Verglasung und Größe auf einen Blick.
Sobald die Angaben vollständig sind, kommt Ihr Ausweis innerhalb von 24 Stunden. Ihr Ausweis wird von einem DIBt-registrierten Aussteller erstellt und trägt eine gültige Registriernummer. Der Preis bleibt 899 Euro Festpreis für das Nichtwohngebäude, ob mit dickem Ordner oder mit Zollstock-Skizze.
Wie der Ablauf Schritt für Schritt aussieht, beschreibe ich im Ratgeber zum Bedarfsausweis für Nichtwohngebäude in Köln mit Kosten und Ablauf. Welche Objektarten dazugehören, vom Büro bis zur Halle, zeigt der Überblick zu Energieausweisen für Gewerbeimmobilien in Köln.
Sie arbeiten lieber mit Papier und Kugelschreiber? Dann Bestellformular herunterladen oder per E-Mail erhalten, ausfüllen und mit Ihren Fotos zurückschicken. Fragen beantworte ich persönlich unter 0152 060 777 67.
Was ändert das GModG ab 2027 für Ihre Unterlagen?
Eigentümer von Nichtwohngebäuden dürfen heute noch zwischen Verbrauchs- und Bedarfsausweis wählen. Ab dem 1. Januar 2027 gibt es bei Verkauf, Vermietung, Verpachtung und Vertragsverlängerung als neuen Ausweis nur noch den Bedarfsausweis. Pläne und Bauteildaten werden damit für jedes Gewerbeobjekt zur Grundlage.
Ab dem 1. Januar 2027 erlaubt § 82 GModG in der dann geltenden Fassung den Verbrauchsausweis nur noch für Gebäude, die ausschließlich Wohnzwecken dienen. Ein Büro, ein Laden, eine Werkstatt gehören nicht dazu. Wir erstellen ohnehin nur Bedarfsausweise, weil sie das Gebäude zeigen und nicht das Verhalten des letzten Mieters.
| Thema | bis 31.12.2026 | ab 01.01.2027 |
|---|---|---|
| Neuer Ausweis für Nichtwohngebäude | Verbrauch oder Bedarf | nur Bedarf |
| Rechennorm | DIN V 18599:2018-09 | DIN/TS 18599:2025-10 |
| Effizienzklasse | keine | A bis G, A nur für Nullemissionsgebäude |
| Vertragsverlängerung | kein Vorlageanlass | Vorlageanlass |
| Baudenkmal | ausgenommen | Ausweispflicht bei Anlass |
| Muster | Bekanntmachung GEG 2024 | neues Muster nach § 85 Abs. 3 GModG, noch nicht bekannt gemacht |
| Ausstellungsform | keine Digitalpflicht | digital und maschinenlesbar, Papier nur auf Verlangen |
Was heißt das für Ihr Gebäude? Die Unterlagen, die der Bedarfsausweis braucht, bleiben im Kern dieselben: Geometrie, Bauteile, Technik. Eine Bauakte, die Sie heute holen, verliert also nicht ihren Wert.
Bereits ausgestellte Ausweise bleiben zehn Jahre gültig. Niemand muss sie auf A bis G umschreiben lassen.
Beim Mischgebäude gilt: Bis Ende 2026 zwei Ausweise, die wir als Paket für 899 € ausstellen. Ab 1. Januar 2027 ein einziger Bedarfsausweis mit Zonen, so wie beim Nichtwohngebäude. Mehr dazu steht im Beitrag Mischgebäude in Köln: ein oder zwei Energieausweise.
Für bestimmte bestehende Nichtwohngebäude gelten nach § 40 GModG ab 2030 bzw. 2033 gesetzliche Renovierungsanforderungen. Der Ausweis selbst löst diese Pflicht nicht aus.
Ein vor 2027 ausgestellter Bedarfsausweis taugt als Nachweis dafür nur in engen Grenzen. Nach § 41 Satz 3 GModG darf sein nicht erneuerbarer Primärenergiebedarf bis Ende 2032 höchstens das 0,5-Fache und ab 2033 höchstens das 0,4-Fache des Endwerts der Effizienzskala auf dem Ausweis betragen, sonst braucht es einen anderen Nachweis.
Alles Weitere rund um Büro, Laden, Praxis und Halle finden Sie in meinem Überblick zu Energieausweisen für Nichtwohngebäude.
Fazit
Die Bauakte beschleunigt Ihren Energieausweis. Sie entscheidet nicht über ihn, denn was im Ordner fehlt, liefern Handy, Zollstock und ein kurzes Telefonat.
Starten Sie mit dem, was Sie heute in der Hand haben, und bestellen Sie den Bedarfsausweis für Ihre Kölner Gewerbeimmobilie.
Häufige Fragen
Wo bekomme ich in Köln die Bauakte für meine Gewerbeimmobilie?
Archivierte Bauakten sehen Eigentümer in Köln im Zentralen Aktendepot am Ottmar-Pohl-Platz 1 in 51103 Köln ein, nicht im Bezirksamt. Den Termin reservieren Sie online über die städtische Seite „Archivierte Bauakten einsehen“. Die Stadt prüft danach, ob eine Akte vorhanden ist, und legt sie zum Termin im Aktendepot bereit. Eine Zusendung ist laut Stadt nicht möglich.
Was kostet die Einsicht in die Bauakte in Köln?
Die Bereitstellung kostet in Köln zwischen 33 und 100 Euro, je nach Zahl der Aktenordner. Ein Ordner kostet 33 Euro bei einer Stunde Einsicht, 31 oder mehr Ordner kosten 100 Euro bei zwei Stunden. Kopien in DIN A4 oder A3 kosten 1 Euro je Seite, größere Formate 6 bis 8 Euro. Bezahlt wird am Einsichtstag bar oder mit Karte.
Welche Unterlagen brauche ich für den Termin im Kölner Aktendepot?
Sie brauchen Personalausweis oder Reisepass und einen Grundbuchauszug, der höchstens sechs Monate alt ist. Ersatzweise akzeptiert die Stadt Köln ein Bestandsblatt oder den Grundbesitzabgabenbescheid des laufenden Jahres, nach einem frischen Kauf den Kaufvertrag. Gehört das Gebäude mehreren Eigentümern, ist eine schriftliche Vollmacht aller nötig. Eine Eintragungsbekanntmachung genügt laut Stadt nicht.
Bekomme ich in Köln einen Energieausweis, wenn die Bauakte fehlt?
Ja, den Bedarfsausweis für 899 Euro Festpreis erstellen wir auch ohne vollständige Bauakte. Fehlende Maße nehmen Sie mit Zollstock oder Laser auf, Bauteile und Technik zeigen Fotos, offene Fragen klären wir am Telefon. Das alles läuft ohne Vor-Ort-Termin. Wo wirklich nichts belegt ist, setzt der Aussteller baualterstypische Standardwerte an.
Wie schnell habe ich den Energieausweis für mein Kölner Gewerbeobjekt?
Bei energiepass® KÖLN kommt der Ausweis 24 Stunden nach vollständigen Angaben. Die Zeit davor hängt an Ihren Unterlagen: Für den Termin im Zentralen Aktendepot nennt die Stadt keine feste Frist, bei großen Aktenmengen kann er sich verschieben. Deshalb lohnt es sich, parallel mit Fotos und einer Grundriss-Skizze zu starten.